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電子印鑑?EXCELで十分でしょ!無料の電子署名でセキュリティもバッチリな方法

電子押印

コロナ禍でテレワークが必要不可欠の時代になってしまいましたが、押印文化の根強い日本で便利なのが「電子印鑑」です。 書類を作って印刷して押印、それをスキャナーで読み込んでPDFで送信なんてしてませんか? 電子印鑑はEXCELで十分かんたんにできちゃいますよ! 作成する手順押印する時の注意点などもご紹介します。

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電子押印をするには、電子印鑑などの印影が必要になります。

 

フリーソフトで電子印鑑を作成したり、名前だけ入れたら電子印鑑が作成できるサイトなどもありますが、今回はそういうフリーソフトやサイトを使わずに「EXCEL」とWindows標準の「ペイント」だけを使った印影の作成方法、それと活用方法についてご紹介します。

 

なぜEXCELで電子印鑑を作成するのか?

 

電子印鑑(印影)を使って電子押印するには、「.png」などの透過画像でなければなりません。

 

この透過画像を作る為に色んなサイトで「フリーウェア(無料のソフトウェア)」を紹介したりしています。

 

でも・・・

 

フリーソフトは、ダウンロードしてインストールする時に、悪意のあるソフトウェアが一緒にインストールされてしまう場合もありますので、信頼できるサイトでないと、危険がいっぱいです。

 

それに使いこなせない人も多いですよね^^;

 

私もフリーソフトを入手して使う事がありますが、以前超有名なサイトからダウンロードしてウィルスに感染してしまった事がありますので、細心の注意を払ってます。

 

その点「EXCEL」や Windows 標準の「ペイント」なら安心ですよね?

 

なので、今回は「EXCEL」と「ペイント」のみ使った印影の作成方法をご紹介します。

 

 

EXCELで電子印鑑を作成する方法

 

EXCELで電子印鑑を作成するには、2通りのやり方があります。

  1. EXCELの図形とテキストで印影を作成
  2. 実際の印鑑を取り込む

それぞれ手順を書いていきますね。

 

EXCELの図形とテキストで印影を作成

 

電子押印

 

上の画像の通り、EXCELでそこそこ立派な印影を作れますので、作り方の手順をご説明します。

 

1.印影の枠を作る

 

電子押印

 

図形(楕円)を挿入して、「図形の書式設定」で高さ、幅を同じにしておいて下さい。

 

電子押印

 

大きさは適当ですが

後で文字と組み合わせる為に大き目の円にしておいた方が楽です。

 

この大きさの円だと、線の幅は4.5pt程度が適当です。

 

 

2.文字を入れる

 

電子押印

 

文字を入れるには、少し工夫が必要です。

 

縦書きのテキストボックスに名前を入れます。

 

この際、図形の書式設定で設定を変えておきます。

  • テキストを図形からはみ出しで表示
  • 図形内の余白は全部 0cm
  • 段組みで数値を1→2に変更する

 

ポイントは段組みですね。

段組みの数値を変える事で、文字間を詰める事が出来ます!

 

上の画像の左側印影の様に、文字と文字、文字と枠がくっつく程度にフォントを上げて下さい。

 

因みに上の印影の文字は、以下の通りです。

  • フォント   :HGP行書体
  • フォントサイズ:80pt

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3.図形データにする

 

電子押印

 

shiftキーを押しながら、図形と文字を選択して右クリックすると「グループ化」できます。

 

これをコピーして下さい。

 

「ペイント」を起動して貼り付けると、余計な背景が付いてしまうので、印影に沿って範囲指定をしてトリミングして下さい。

 

電子押印

 

ペイントの機能で使いずらいのが、範囲指定です。

 

一度範囲指定してから、範囲を広げようとすると、画像も拡大されてしまうのです。

 

コツは、300%以上に拡大して、印影を左上に寄せてから範囲指定するとやり易いです。

 

画像に名前を付けて一旦保存して下さい(形式は.JPEGでも.pngでも構いません)。

 

 

4.透過画像の印影を作成する

 

電子押印

 

EXCELを起動し、新規文書を作成。

 

保存しておいた印影を読み込んで(挿入>画像)貼り付けます。

 

ここから背景を切り取らなければ印影として使えません。

 

一般的には、ここでフリーソフトを使って透過画像にするのですが、冒頭に書いた通り、今回はフリーソフトを使いません。

 

左上に「背景の削除」と言うボタンが出ているので、それをクリック。

 

電子押印

 

いきなりピンクの画像に変わるので、ちょっとビックリ(笑)

 

このピンクの部分(文字は黒い部分)が削除されます。

 

選択範囲を目いっぱい拡げても、削除される部分が残ってしまうのと、一か所だけ白くなっているのが、削除されない(透過されない)部分なので、ここを修正します。

 

電子押印

 

白い部分(透過させたい部分)は、「削除する領域としてマーク」を押してからポチっとします。

 

黒い文字の部分は、「保持する領域としてマーク」を押してからポチっとします。

 

「変更を保持」を押すと、透過画像の出来上がりです!

 

電子押印

 

最後に書式設定から、実際の印鑑と同じサイズに微調整して下さいね。

 

 

実際の印鑑を取り込む

 

実際の印鑑を印影として取り込む方法です。

 

本物の印影なので、取り扱いには十分気を付けて下さいね。

 

間違っても実印などは、この方法では使用を避けた方が良いでしょう。

 

1.スキャナーで印影を取り込む

 

電子押印

 

白い紙に印鑑を押して、スキャナーで読み込んでください。

 

最近のスマホは解像度も高く、綺麗に撮影もできますが、どうしても歪んだりスキャナーより粗くなりますので、スマホでの撮影はおすすめしません。

 

2.ペイントで印影を切り取り

 

スキャナーで読み込んだ際、白い紙の部分も画像として保存されています。

 

なので、加工しやすくする為に一度「ペイント」で余計な部分をトリミングします。

 

電子押印

 

一般的な複合機プリンターのスキャン設定では、解像度が300dpiになっていますので、直径1cmの印鑑であれば124ピクセル程度になるはずです。

 

電子押印

 

 

 

 

範囲を選択したら、コピー、又は切り取って、「ペイント」の新規作成で貼り付けて下さい。

 

一旦、名前を付けて保存します。

 

後の手順は、EXCELの図形とテキストで作る方法(手順4)と同じです。

 

 

ここまで2種類の作成手順を書きましたが

まだ両方ともEXCEL上の添付画像のままです。

 

まだ電子印鑑としては使えません。

 

 

EXCELで作成した電子印鑑の使い方

 

電子押印

 

作成した文書は、後から勝手に修正されない様にPDFにしてから提出したりしますよね?

 

なので、PDF文書に押印する前提で書いていきます。

 

間違ってもEXCEL文書に印影を貼り付けてからPDF化してはいけませんよ?

 

PDF編集のできるソフトがあれば、電子印鑑の削除もできてしまうからです。

 

そこで登場するのが「電子署名」です。

 

電子署名付きの印鑑で押印をすれば、改ざんも防げるし、セキュリティも大幅に向上します。

 

でも、電子署名を使うとなるとお金が掛かりそうですが、「Adobe Acrobat Reader」さえあれば、無料でできちゃうんです!

 

それが、Adobe の「Self-Sign ID」という電子署名の機能です。

 

さすが世界のAdobeですね!

 

では、手順を書いていきますね。

 

 

STEP1 印影をPDFで保存

 

電子押印

 

実は、Adobe Acrobat Readerに電子印鑑を取り込むのですが、PDF形式でないと取り込めない為、EXCELで作った印鑑をPDF形式で保存しておきます。

 

電子押印

 

ファイルの種類でPDFを選択するだけです。

 

保存した場所は忘れないでくださいね。

 

電子押印

 

保存するとAcrobat Readerが立ち上がって、PDF化された印影が確認できます。

 

もちろん透過画像として認識されていますので、トリミングの必要もありません。

 

電子印鑑をEXCELで作る理由のひとつが、PDFで保存できる事なのです。
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STEP2 電子署名付きの印鑑を作成する

 

ここから画像が多いので、少し長くなりますが、難しくはありませんよ!

 

1.デジタルID(Adobe Self-Sign ID)を取得する

 

電子署名(Self-Sign)

 

何でも良いので、PDF文書を「Adobe Acrobat Reader」で開き、ツールから「証明書」を選択します。

 

電子署名(Self-Sign)

 

テスト用のPDFであれば、文書中のどこでも良いので、押印する場所を選択します。

 

電子署名(Self-Sign)

 

マウスをクリックして範囲指定、マウスを離すと次の画面に切り替わります。

 

電子署名(Self-Sign)

 

場所を指定すると、「デジタルIDで署名」と言うウィンドウが出るので、「新しいデジタルIDを設定」を押します。

 

次回以降、本番で電子押印する時は、ここに表示されたデジタルIDを選択したら完了となります。

 

電子署名(Self-Sign)

 

「新しいデジタルIDの作成」 を選択して「続行」

 

電子署名(Self-Sign)

 

「ファイルに保存」を押し「続行」

 

電子署名(Self-Sign)

 

名前、会社名、メールアドレスなどを入力して「続行」

 

名前とメールアドレスのみ必須となっています。

 

電子署名(Self-Sign)

 

デジタルIDにパスワードを掛けます。

 

半角英小文字、半角英大文字、数字、特殊記号などを組み合わせて、最低でも8文字以上のパスワードにしましょう(最近はこれが一般的)

 

このパスワードを忘れてしまうと、作ったデジタルIDが使えなくなりますので、絶対に忘れない様にして下さい。

 

電子署名(Self-Sign)

 

これで電子署名(デジタルID)が作成されました。

 

 

2.デジタルIDを印影で表示させる

 

このままだと、Adobe標準の野暮ったい電子署名が文書に表示されてしまうので、電子署名を印鑑で表示させる様に設定を変えます。

 

1で作成したデジタルIDを選択して「続行」を押すと、次の画面になります。

 

電子署名(Self-Sign)

 

右上の「作成」を押して設定画面に進みます。

 

電子署名(Self-Sign)

 

「画像」を選択し

「参照」で印影ファイル(PDF形式のみ)を選択。

 

「含めるテキスト」の✅は全て外します。

 

「プリセット名」には、印影の名前を入れて下さい。

 

「保存」を押したら完成です!

 

電子署名(Self-Sign)

 

再度PDF文書を開き、電子押印の部分をクリックすると電子署名の状況が表示されます。

 

これなら見た目もスッキリだし、勝手に変更される心配もないので安心ですね!

 

 

ひとつ注意点があります。

 

それは、電子押印する際の「範囲指定」です。

 

電子押印の都度、押印する場所を範囲指定するのですが、範囲指定の大きさに合わせて印影の大きさも変わってしまいます。

 

電子押印するたびに、印影の大きさが違っていたらおかしいですから、範囲指定だけは十分気を付けて下さいね。
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電子印鑑はEXCELでかんたん!まとめ

 

電子印鑑を手持ちのソフトで簡単、かつ安心してに作るには、EXCELとペイントがあれば充分です。

 

EXCELの図形とテキストで印影を作っても良し、実際の印影をスキャナーで読み込んでも良しです。

 

EXCELの「背景の削除」機能を使えば、とっても簡単に印影の透過画像が作成できるので、難しく怪しいフリーソフトを使う必要はありません。

 

作成した電子印鑑はPDF文書に押印しますが、Adobeの「Self-Sign ID」を利用すれば、無料で署名付の電子印鑑が作れます。

 

EXCELで印影を作る際に、3Dアートの文字を使えば、一風変わったオリジナルの電子印鑑も作成できますので、色々試してみると面白いですよ^^

 

電子押印する為には、Acrobat Readerの活用を考慮して、PDF化が可能なEXCELでのやり方をご紹介しましたが、私がいつも使っている安心、安全、簡単な画像編集ソフトを別記事でご紹介していますので、ご参考になれば^^

 

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